[省錢秘訣] 關於個人記帳概念

關於個人記帳相關的文章,在我自己的部落格上,也出現過好幾次了,甚至分享了好幾次記帳軟體的使用體驗,所以有一陣子甚至因此被歸類到理財部落客,真是受寵若驚;後來,身邊越來越多朋友開始養成了記帳習慣後,也越來越常於朋友討論關於記帳的話題,突然想整理一下這陣子關於記帳的想法。

[記帳的目的]

許多教導大家理財的書籍中都會提到「開源節流」這樣的概念,除了樣創造現金流入,也更要養成減少不必要支出的習慣,否則可能會發生,賺的再多,都不夠每個月的花費,甚至變成「月光族」。

而「減少不必要支出習慣」這個動作的拿捏,需要仰賴「紀錄資金收支」也就是記帳的習慣,透過記帳後所得到的紀錄,去檢視自己的收入、支出、資產及負債狀況是否有異常,是否有可以節約的支出,然後減少這些不必要的支出,進而達到節流。(其他更細部的想法,可以參考[省錢秘訣] 我的理財人生觀)

[記帳常遇到的問題]

有了記帳的目的之後,在實際操作上遇到問題,就比較可以輕易的去找到自己的答案,以下就紀錄幾個我常聽到的問題,以及我自己的解決方法。

為什麼需要會計觀念?

我常常會推薦朋友,要使用有支援基本會計概念的記帳軟體,至於什麼是基本的會計概念,其實也就是將記帳科目至少分為收入、支出、資產及負債四大分項的軟體,而不是單純統計支出而已,這有什麼好處?透過有這四大分項的軟體記帳,可以得到一個個人比較完整的資產負債情形,可以比單純只紀錄收入支出還要多得到個人理財的重要資訊,讓你對於自己自身負債、資產更一目了然。

有了這些資訊,可以幫助自己更快的得到自身可容許的負債或損失,增進協助投資理財的決策,好處真的很多。

什麼是個人「負債」?

只要是使用到未來收入、未來的錢的都是負債。像是使用信用卡支付款項,你一個月後還是需要將這筆錢付出,信用卡的付款這件事情,就是使用你的「負債」去支付「支出」,另外像是「跟朋友借錢」也叫做負債,因為你使用朋友的錢,未來還是要還他的,只是它暫時不會動到自己本身的資產而已,另外其他比較容易瞭解的像是房屋貸款、助學貸款等等的,也都是個人負債。

進大賣場買幾十樣商品要怎麼記帳?

有朋友會問到,我進大賣場一次買了幾十樣商品,那應該要怎麼記帳?需要每樣商品都紀錄一筆資料嗎?這個問題其實每個人的解答都不太一樣,就我自己而言,我現階段依然會要求自己盡可能的紀錄細節,但如果是遇到進大賣場一次買幾十樣商品的狀況下,我會在購物完畢之後,將購買的商品依照自己的記帳科目分類,然後每個分類記一筆紀錄,接著在紀錄底下的備註詳列這筆帳商品列表。

舉例來說,如果我進大賣場買了原子筆、自動筆、筆芯、剪刀、飲料、餅乾及麵包等物品,那我就會把「原子筆、自動筆、筆芯和剪刀」紀錄到一筆文具用品支出,然後在這筆支出紀錄的備註裡列出「原子筆、自動筆、筆芯和剪刀」及其單價,同樣的新增一筆「飲料、餅乾及麵包」的紀錄為「飲食支出」,然後在備註詳列各單品的單價。

這樣的動作,不但減少了紀錄的步驟,在未來需要查詢紀錄的時候,依然可以找到各項商品的單價。

代墊款項要如何記帳?

有時候看到好東西,幫朋友先買,用自己的現金先代墊購買的費用,當把物品交給朋友之後,會再把錢收回來,並沒有利益關係,這時候記帳應該怎麼記呢?一般而言常發生的錯誤是,把代墊的費用當作支出,而跟朋友收到費用的時候,也紀錄為收入,這樣的記法其實是不好的,因為自己並不是以代買為收入,所以會發生實際收入與個人支出不符。

通常這樣的情況會建議在記帳軟體中的「資產」項目中,開立一個叫做「應收帳款」的科目,你為朋友付出時,從你支出的「資產」項目中「現金」科目,紀錄一筆資產轉移到「應收帳款」科目。

資產.現金 → 資產.應收帳款

當你收到朋友給你的錢之後,在從「應收帳款」中轉移回來「現金」,簡單來說,也就是把代墊代買的這個動作,變為單純的資產轉移動作,這樣就不涉及收入支出了。

資產.應收帳款 → 資產.現金

借錢要如何記帳?

另外一個情況是,總是會不小心身上沒帶錢或剛好錢不夠,跟朋友借錢,這時候應該要如何記帳呢?通常我會將這情況分成兩種,如果是回到家裡馬上可以把錢還給朋友的,我就會只紀錄單純的支出,而如果需要欠款一陣子的,我就會在「負債」項目裡,開立一個叫做「應付帳款」的科目,如果是朋友幫你代墊某商品的費用,我就會紀錄由應付帳款支出到某商品屬於的科目。

負債.應付帳款 → 支出.商品

而如果是單純的借錢,那我就會紀錄由「應付帳款」轉移資金到「資產」中的科目。

負債.應付帳款 → 資產.現金

基金、股票收支要如何紀錄?

以我自己而言,我的基金、股票購買時,會牽涉到購買時基金本身費用以及購買的手續費,而贖回的時候,也會產生贖回的相關手續費,以及可能的獲利或虧損,針對這些,我會在「資產」項目中新增「基金」及「股票」的科目,在「支出」項目中新增「手續費」科目,在「收入」項目上,新增「基金獲利」及「股票獲利」科目,在「支出」項目上,新增「基金虧損」及「股票虧損」科目。

假設我購買一筆3000元的基金,手續費100元,一年後基金價值3500元,贖回手續費50元,那我購買基金時會這樣記帳:

資產.銀行 → 資產.基金 3000元
資產.銀行 → 支出.手續費 100元

在贖回基金時會先計算盈餘,也就是500元(3500-3000),然後這樣記帳:

資產.基金 → 資產.銀行 3000元
收入.基金獲利 → 資產.銀行 500元
資產.銀行 → 支出.手續費 50元

而如果假設購買一筆5000元的股票,手續費50元,一年後股票價值4000元,賣出股票手續費需要50元,那我在購買時會這樣記帳:

資產.銀行 → 資產.股票 5000元
資產.銀行 → 支出.手續費 50元

當要賣出時,同樣的先計算好虧損,也就是1000元(4000-5000),然後這樣紀錄:

資產.股票 → 資產.銀行 4000元
資產.股票 → 支出.股票虧損 1000元
資產.銀行 → 支出.手續費 50元

這樣紀錄的好處是,你全部賣出時,你的股票資產科目或基金資產科目會顯示為零,並不會因為虧損而還有餘額在裡頭。實際上也應該這樣記,因為產生虧損的就是股票或基金資產。

icash、悠遊卡等電子錢包該如何記帳?

電子錢包的實行,在北台灣已經越來越普遍了,通常使用悠遊卡或iCash付費的場合都是比較小金額的,以我自己而言,我的悠遊卡只會用來搭乘交通工具,這時候我就不會把每次搭乘的扣款,就紀錄為一筆交通支出,而是在悠遊卡加值的時候,就把這次的加值金額列為支出項目。也就是說,我的交通支出中,不會出現像這樣的內容:

資產.悠遊卡 → 支出.交通 28元(鶯歌到台北火車)
資產.悠遊卡 → 支出.交通 16元(台北車站到忠孝新生)

而會在悠遊卡加值的時候單純記一筆交通支出,並且備註為悠遊卡加值:

資產.現金 → 支出.交通 200元(悠遊卡加值)

這樣的好處是,你不用在每次搭乘交通工具時,很刻意的紀錄每次的餘額,而且有時候刷悠遊卡可能也會因為過站時間短暫,根本也無從注意到餘額。同樣的在iCash上也可以利用同樣的概念,假設你只會使用iCash購買飲食,你就可以考慮,在每次加值時,直接將加值金額新增為飲食支出即可。

[由紀錄細節轉變為紀錄大支出]

其實最後一筆電子錢包的記帳方法,出現了一個概念,也就是只紀錄比較大筆的金額,這樣的概念其實也可以運用在自己平常就帶在身上的現金資產上,也就是說,你可以在記帳的時候,就只在領取現金的時候,紀錄一筆像是,生活雜支支出,這些雜支的細節不管。

如此記帳的好處在於,你可以不用刻意的記憶或紀錄每次的交易支出內容,這樣可以增加更多的時間專心在其他事情上,但是我會比較不建議該開始記帳的人這樣紀錄支出,因為剛開始記帳的目的就是為了要查出自己生活中有哪些不必要的支出,如果只紀錄大筆支出,這樣會無法看到支出的細節,導致無法看到不必要支出的原因。所以,這個方法還是比較適合已經可以克制自己購買不必要支出的人來使用。

[我心目中理想的記帳軟體]

目前我依然還在使用MyAB,只是漸漸的有一些我自己想要的功能一直無法得到,所以就在心中擬出自己心目中理想的記帳軟體。

  • 有會計概念記帳軟體是一定要的
    • 也就是上面所說的收入、支出、資產、負債概念
  • 跨平台
    • 我需要可以無論在什麼平台,不管是在Windows、Linux或MAC環境下,都可以使用,以目前我正在使用的MyAB就是一套Windows only的軟體。
  • 隨時可以紀錄,不管是否連接著網際網路
    • 用習慣iPhone之後,其實在iPhone上也找了好幾套記帳的軟體,找到的常常都是紀錄都只能在iPhone上面觀看的,就算在iPhone上面紀錄了,也還需要回家後,在PC上填回iPhone上的紀錄,並無法同步,只要紀錄一次就好。或許有人會說,那其實就挑一個Web平台的記帳軟體就好,但其實常常會有沒有網路使用的情況,像是出國或在郊區,所以我希望可以有一套同時存在各種不同平台介面,到了行動裝備上,不管是android、iOS、Windows Mobile平台上,都還可以有app可以運用,只需要在有網路的時候,與網路同步,就可以又在各個不同的平台看到這些紀錄。

[總結]

記帳最終的目的在於幫助你瞭解自己本身的資產負債狀況,並且透過各個收入支出的紀錄,更明確的去瞭解自己消費習慣,當你已經夠清楚的瞭解自己消費習慣,也將壞習慣改善了,不需要再去檢視自己的消費細節時,就可以試著簡化一些記帳流程,使花在記帳的時間越來越短,就像最後所提到的轉變為只紀錄一筆大之出那樣。祝福看到文章的大家,都可以達到這樣的境界。

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關於 墨嗓

陳佑竹,朋友都叫我墨嗓。我是專注於資訊科技整合、應用、開發方法及研究的T型人,現任 PHP 資訊系統分析師。平時喜好羽球、登山及手沖咖啡。
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[省錢秘訣] 關於個人記帳概念 有 16 則回應

  1. 小鈞 說道:

    你理想的理財軟體就是MoneyDance啦…
    它是Java寫的所以各大平台都可以run,最近又開發了iPhone版;而且它也具有會計概念,不是只有記錄支出項而已。
    試試看吧!

  2. 阿宏 說道:

    那請問一下,如果用信用卡幫朋友代刷,然後他在給我現金咧?這樣子要怎麼記比較適當?

    • mouson 說道:

      阿宏,

      如果幫朋友代刷100元,他直接給你現金,我的記法是:

      負債.信用卡 -> 資產.現金 100 (代XXX刷卡付費)

      如果是隔幾天才還那我會這樣記:

      負債.信用卡 -> 資產.應收帳款 100 (代XXX刷卡付費)
      資產.應收帳款 -> 資產.現金 100 (XXX的刷卡費用)

      提供給您參考,希望對您有幫助。

  3. 通告: 我實在是很糟啊...記憶力不好...只好 | Hector's blog

  4. 路過 說道:

    你好,本人數字觀念很差,但財務狀況確有些複雜,我的財務狀況是會歸零,變成負的,會出現未來存款等等問題時應該怎麼辦?
    因為我現在的工作薪資狀況是很混亂的,雖然說一個月領固定的錢,但實際卻很複雜,有時候我會預先領到下個月的薪水,最高紀錄是領到下下個月去,這時候戶頭的錢就爆增,有時候卻會遲發薪水,最高紀錄曾拖到3個月,這時候為了生活就只好把定存(強迫存款)解約,然後有時候不得已就會先預支薪水或是跟親友借錢,於是我的財務狀況就變成負的,但實際上這個時候我已經累積了3個月的薪資,我有很多「未來存款」但我卻又無法確定它甚麼時候會下來,接下來就會忽然一口氣所有錢都領到了,實際存款爆增,於是開始還款,但這時候長達3個月的帳戶混亂,實際金額和計算出來的金額就怎麼都沒辦法吻合。
    有時候則會切割成好幾次支付薪水,例如3月的薪資被切成3份,在4月初我拿到第一份,月底拿到第2份,5月空沒拿到4月份的錢,6月時我先拿到5月的薪水,7月初拿到4月的薪水,7月底才拿到3月的第3分薪水以及6月的薪水,然後這之間5月的時候我可能誤算薪資狀況,把存款拿去多繳貸款,結果戶頭就空了,定存被解約,照理說拿到薪水的時候要把定存補起來,但6月時我怕定存一次埔兩個月我又會空掉,所以就挪到7月才打算存,然後…然後…到了7月時我就開始理不清我的財務狀況,自暴自棄….

    • mouson 說道:

      我個人會覺得您可以已實際收入當收入,尚為確實入帳的都當作還沒有,這樣子記賬會比較清楚。

  5. 路過P 說道:

    想問一下,個人使用icash悠遊卡
    因此有時是交通支出,但也滿常在7-11買東西的
    這種時候是不是多建立一個資產(悠遊卡)
    存入的時候用現金轉悠遊卡
    支出時再根據分類填寫會比較好呢?

    • mouson 說道:

      您的方法是可行的,如果需要將每筆支出的細項都記錄的很清楚的話,
      的確是這樣做比較好。

      不過我個人是這樣應用的,也給您參考:
      對我來說,悠遊卡的支出收入通常都是比較小額的支出,且類別較為一致。
      所以我會把悠遊卡的費用轉入,就當做一次支出

      這樣的好處是可以少記憶一些瑣碎的雜項支出,
      但壞處就是有時候雜項支出反而就是製造多餘支出的元兇。

      所以如何運用,還是看個人注重的地方是什麼,
      畢竟這只是個人記帳,不是企業公司帳。

      希望這回答能幫助到您。

  6. 肥小波 說道:

    請問那你可以推薦一款好用的andriod的記帳軟體嗎?
    那如果是這個月刷卡,下個月用現金or銀行帳戶繳信用卡(全額/分期)呢???
    房貸呢?分期付款和利息的支出該如何記呢?

  7. 賴芃 說道:

    你好,如果是”跟會”要如何記帳?謝謝

  8. Edward 說道:

    謝謝mouson的分享

    您要不要試用看看 http://www.hoyala.com,我原本也是使用 myab ,只是在某一次硬碟壞軌之後,資料全部不見了。

    後來找到 hoyala 記帳系統,用起來跟 myab的概念十分相近,一用了就是兩年多….

    雖然它還沒有出 iphone app,不過有支援 mobile web的記帳介面,對我來說也夠用。

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